Change Management

Change Management beschäftigt sich mit der aktiven Gestaltung von Veränderungsprozessen. Dabei ist das Change Management im Gegensatz zu anderen Managementmethoden keine „Modeerscheinung“, sondern eine durch die sich ständig verändernde Umgebung geforderte Notwendigkeit. Mit der steigernden Veränderungsgeschwindigkeit rückt die aktive Gestaltung von  Veränderungen in den Vordergrund. Heute umfasst der Begriff Change Management  alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten, die Veränderungen zur Umsetzung von neuen Strategien, Strukturen, Systemen, Prozessen oder Verhaltensweisen in einer Organisation bewirken sollen.   Change Management ist  eine unternehmerische Kernaufgabe. Wenn parallele Change Management Vorhaben koordiniert bzw. organisiert und  in der gesamten Organisation und den Unternehmensstrukturen verankert werden, kann man auch von Enterprise-Change-Management sprechen.

Change Management versteht sich als permanenter  Bestandteil der Unternehmensprozesse und der Organisation. Dabei leiten sich die Ziele und Strategien des Change Management aus der Unternehmensstrategie ab. Das Change Management folgt als permanenter Prozess zyklischen Mechanismen.
Der Change Management Cycle besteht aus fünf großen Phasen:

• Initialisierung
• Zielfindung
• Planung
• Umsetzung
• Reflexion

Innerhalb dieser Teilbereiche sind ganzheitliche Betrachtungen notwendig, die  unternehmerische, wirtschaftliche, zeitliche, rechtliche sowie soziale und ethische Facetten in die Betrachtungen mit einbeziehen. Die Ausgewogenheit der einzelnen Faktoren spielt neben Nachhaltigkeitsaspekten eine große Rolle.

Die Einführung neuer Softwaresysteme muss mit entsprechenden organisatorischen Maßnahmen vorbereitet, begleitet und nachgehalten werden. Dies beginnt in der Planungsphase. Ohne klare Zielsetzungen und Ermittlung der Auswirkungen sollte ein ECM-System-Einführungsprojekt erst gar nicht beginnen. Bereits bei der Zusammensetzung des Teams sind alle Aspekte der Auswirkungen in Bezug auf Qualifikationen, Rollen, Verantwortlichkeiten, sozialer Kompetenz und Innovationsbereitschaft geeignet zu kombinieren. Hier kann sich als entscheidend auswirken, ob das Unternehmen eine Change-Management-Kultur besitzt, da andernfalls das Projektteam nicht arbeitsfähig und der Projekterfolg von vorneherein gefährdet sein kann. Konflikt-Management ist bereits in dieser Phase von besonderer Bedeutung, denn Einwände müssen ernst genommen werden und Konflikte vor einer späteren Systemeinführung gelöst sein.

Die Einbeziehung der späteren Anwendung in das Projekt und in die Ausgestaltung der Lösung ist von entscheidender Bedeutung. Dabei sind die Prozesse gemeinsam zu erarbeiten und zu dokumentieren, damit beim späteren Rollout Hilfen und Richtlinien zur Arbeit mit der neuen Lösung zur Verfügung stehen. Dennoch gilt auch hier in der Projektarbeit, dass die Grenzen des Change Management aufgezeigt werden, keine „Scope-Shift“ mit der unkontrollierten Veränderung der Ziele eintritt und der Rahmen der geplanten Maßnahmen eingehalten wird. Change Management ohne Disziplin und ohne Richtung führt nur in Chaos – in unserem Fall dann in ECM Enterprise Chaos Management. Effiziente Projektmanagementmethoden und die Zuordnung von Kompetenz sind daher maßgeblich für den Projekterfolg.

Während der Entwicklung und der Einführung einer Enterprise-Content-Management-Lösung erhöht sich die Komplexität durch Realisierungspartner, Zusatzbelastung der Mitarbeiter mit herkömmlicher Arbeit und Arbeit mit dem neuen System sowie den üblichen Einführungs- und Akzeptanzproblemen. Die Veränderung führt zunächst zu mehr Arbeit. Geeignete und auf die Mitarbeiter zugeschnittene Schulungs-, Qualifizierungs- und Coaching-Maßnahmen sind in dieser Phase von besonderer Bedeutung. Diese Maßnahmen müssen kontinuierlich weitergeführt werden und münden in der Regel in „Qualitätszirkel“ oder „User-Groups“ sowie „Nachqualifizierungsmaßnahmen“ für neue Mitarbeiter. Diese Maßnahmen steuern auch die Optimierung und die Weiterentwicklung der neuen Lösung. Change Management wird hier zum ständigen Prozess.

Ungeachtet des Einsatzes von Methoden und Werkzeugen wie ITIL oder anderer stellt Enterprise Change Management auch die IT vor immer neue Herausforderungen. Einerseits soll langfristige Strategien durchgehalten werden, um den Einsatz von IT sicher, kostengünstig und verlässlich zu gestalten. Die Bereitstellung von Wissen, durchgängige Prozesse und besonders die langfristige Archivierung von Informationen machen Kontinuität und kontrollierte Veränderungen notwendig. Andererseits sind IT-Abteilungen mit ständig neuen Strategien von Anbietern konfrontiert. Besonders bei den führenden Systemen wie ERP, Bürokommunikation, CRM und anderen operativen Anwendungen können eigene IT-Strategien häufig nicht durchgehalten werden. Auch hier ist ständiges Change Management angesagt.

Andererseits können durch den Einsatz von umfassenden Enterprise Content Management Lösungen die Anforderungen der Fachabteilungen abgefangen werden, da keine neuen Systeme zur Handhabung von Informationen eingeführt werden müssen sondern Workflow, Collaboration und andere funktionale Erfordernisse in den Systemen konfiguriert und angepasst werden können. Enterprise Content Management wird so ebenso wie ERP und Kommunikationssoftware zur stabilen, strategischen Komponente. Bei der Auswahl von Lösungen kommt es daher darauf an, Systeme zu wählen, die sich in die IT-Infrastruktur nahtlos einpassen, modular erweiterbar sind und über geeignete Werkzeuge ohne Individual-Programmierung konfiguriert, angepasst und gepflegt werden können. Nur so lässt sich der notwendige Wandel im Unternehmen auch auf der technischen Ebene in den Griff bekommen. Enterprise Content Management Systeme und Enterprise Change Management müssen daher Hand-in-Hand gehen.

Für das Enterprise Change Management lassen sich die wesentlichen Aspekte in 7 Grundregeln zusammenfassen:

1. Im Mittelpunkt des Change Managements steht der Mensch.
2. Change Management ist über die Unternehmensleitung, die Unternehmensleitlinien und die Unternehmenskultur im Unternehmen verankert.
3. Change Management hat ein klares Zielbild.
4. Die Regeln und Grenzen des Change Management sind klar definiert.
5. Change Management ist ein Zyklus. Alle Phasen sind gleich wichtig.
6. Klassisches Projektmanagement ist eine Untermenge des Change Managements.
7. Konflikte und Widerstände sind wichtig und werden als Chance zur Veränderung begriffen.